ちょっと待った!メールの返事を催促する前に読んでください
こんにちは。長谷川亜由美です。
もしいま、メールの返事を催促しようとしているなら、ここから先を読んでからにしてください!
催促する前に確認すべきことと、先方への確認方法についてご紹介しますね。
見積もり依頼のメール送ったのになぁ。
ぜんぜん返事こないけど・・・
まさか、シカト!?
いや、そんなわけないよね・・・・
でも、もう待てないし、ちょっと催促メールでもしてみようか。
はい!ちょっとまった!
間違っても、いきなり催促してはいけません。
まず、そのメール、本当に送信していますか?
そんなバカな、とお思いのあなた。
バカにしちゃぁいけません。
送っていないことだって、あるんですよ。
待ってるのに返事が来ない。
まずは、次の順で確認してみましょう。
1)本当に送信したか、確認する
実は送信したつもりになっていて、下書きのままになっていませんか?
送っているかもしれないけど、そのメールの送信先は、本当に正しいですか?
自分の思い込みということもあります。
まずは、本当に送信したか? 送信先は正しいか?を、確認です。
2)相手のメールボックスで、迷惑メールになるような要因はないか、確認する
もし、宛先が正しくて、確実に送信していたとしても、次のいずれかひとつでも該当する場合は、相手が受け取れていないかもしれません。
- サイズの大きな(目安は2MB以上)添付ファイルを送っている
- 件名を入れ忘れた、または件名が英語になっている
- 機種依存文字や、半角カタカナなどを入力している
相手のメールサーバーでゴミ箱に届いたり、迷惑メールフォルダに届いている可能性も。
しかし、相手が受け取ったかどうかがわかる方法は、残念ながらありません。
ここまで確認できてから、メールが届いているかどうか、先方に聞いてみましょう。
3)メールが届いているか、先方への聞き方
先方との関係性にもよりますが、私なら、電話しちゃうと思います。
「●月●日に送ったメールなんですけど、届いてますか?」と。
正直、これが一番てっとりばやいです。
とはいえ、電話できるほどの間柄ではないという場面もあるでしょう。
私でしたら、次のようなメールを送ります。
あいさつや名乗りなどは省略しますね。
●●の件について、●月●日にメールを送っておりますが、ご覧くださいましたでしょうか。
いつも素早くご返事くださるので、もしかして、お届けできていないのではないかと、心配になりました。
重複するかもしれませんが、念のため、以下に再掲いたします。
たいへん恐れ入りますが、ご覧のうえ、●日までにご回答くださいますでしょうか。
もし、すでにご返事いただいているようでしたら、私の見落としですので、お手数ですが再送していただけると助かります。
お忙しいところごめんどうおかけして恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
(と書いたうえで、この下に、前回送ったメールをコピーして貼り付けます)
メールを書くうえでのポイント
この2点が重要なポイントです。
- 返事はまだか?と、いきなり返事を催促しない
- メールが届いているかどうか、心配なことを伝える
返事が届いていないことで、あなたはいま、心配なのですよね。
心配な気持ちを伝えることは、失礼にはあたりません。
これなら「まだですか?」と、露骨に書かずにすみますよ。
このメールを送っても、それでもなお、ご返事がないようでしたら、電話をしてしまったほうがいいですね。
ずっと待ち続けて、大事な機会を逃すくらいなら、サクサク動きましょう。
4)返事がもらいやすいメールの書き方
では、先方にちゃんと届いていたにも関わらず、返事がもらえなかったケースでは、何を改善したらいいでしょうか。
返事がなかなか来ないとき、意外とこの2点ができていないケースが多いようです。
- 返事がほしいことを、率直に伝えたか?
- いつまでに返事がほしいことを、明確に伝えたか?
しかし、自分の都合なので「いついつまでに返事をください」というのも、これまた書きにくいものです。
そんなときは、こう書きましょう!
(前略)
お忙しいところ恐れ入りますが、●月●日までに、メールでご返事をいただくことは可能でしょうか。
お待ちしておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
「返事をください」ではなく「返事をいただくことは可能でしょうか?」と、たずねるのです。
人は、質問をされると、答えようとする生き物だから。
逆に、命令口調では、反発されるだけですよね。
これも関係性によると思いますが、いますぐ使えるテクニックですので、ぜひやってみてください。
オンライン講座
オンライン講座「天使と悪魔の文章術」を学ぶと、相手からの反応を高めることが可能です。