ちょっと待った！メールの返事を催促する前に読んでください

こんにちは。長谷川亜由美です。

もしいま、メールの返事を催促しようとしているなら、下記を読んでからにしてください！

催促する前に確認すべきことと、先方への確認方法についてご紹介しますね。

はい！ちょっとまった！

間違っても、いきなり催促してはいけません。

まず、そのメール、本当に送信していますか？

そんなバカな、とお思いのあなた。

バカにしちゃぁいけません。

送っていないことだって、あるんですよ。

待ってるのに返事が来ない。

まずは、次の順で確認してみましょう。

１）本当に送信したか、確認する

実は送信したつもりになっていて、下書きのままになっていませんか？

送っているかもしれないけど、そのメールの送信先は、本当に正しいですか？

自分の思い込みということもあります。

まずは、本当に送信したか？を、確認です。

一番いいのは、送信するときに、BCCに自分のメールアドレスを入れておくこと。

そうすれば、自分にもメールが届きますので、送信したかどうかの確認が可能です。

２）相手のメールボックスで、迷惑メールになるような要因はないか、確認する

• サイズの大きな（目安は2MB以上）添付ファイルを送っている
• 件名を入れ忘れた、または件名が英語になっている
• 機種依存文字や、半角カタカナなどを入力している

もし、宛先が正しくて、確実に送信していたとしても、上記のいずれかひとつでも該当する場合は、相手に届いていないかもしれません。

相手のメールサーバーでゴミ箱に届いたり、迷惑メールフォルダに届いている可能性も。

しかし、相手が受け取ったかどうかがわかる方法は、残念ながらないですね。

ここまで確認できてから、メールが届いているかどうか、先方に聞いてみましょう。

３）メールが届いているか、先方への聞き方

先方との関係性にもよりますが、私なら、電話しちゃうと思います。

「●月●日に送ったメールなんですけど、届いてますか？」と。

正直、これが一番てっとりばやいです。

とはいえ、電話できるほどの間柄ではないという場面もあるでしょう。

私でしたら、次のようなメールを送ります。

詳細は省略しますね。

メールを書くうえでのポイント

• 返事はまだか？と、いきなり返事を催促しない
• メールが届いているかどうか、心配なことを伝える

この2点が重要なポイントです。

返事が届いていないことで、あなたはいま、心配なのですよね。

心配な気持ちを伝えることは、失礼にはあたりません。

これなら「まだですか？」と、露骨に書かずにすみますよ。

このメールを送っても、それでもなお、ご返事がないようでしたら、電話をしてしまったほうがいいですね。

ずっと待ち続けて、大事な機会を逃すくらいなら、サクサク動きましょう。

４）返事がもらいやすいメールの書き方

では、先方にちゃんと届いていたにも関わらず、返事がもらえなかったケースでは、何を改善したらいいでしょうか。

• 返事がほしいことを、率直に伝えたか？
• いつまでに返事がほしいことを、明確に伝えたか？

返事がなかなか来ないとき、意外とこの2点ができていないケースが多いようです。

しかし、自分の都合なので「いついつまでに返事をください」というのも、これまた書きにくいものです。

そんなときは、こう書きましょう！

「返事をください」ではなく「返事をいただくことは可能でしょうか？」と、たずねるのです。

人は、質問をされると、答えようとする生き物だから。

逆に、命令口調では、反発されるだけですよね。

これも関係性によると思いますが、いますぐ使えるテクニックですので、ぜひやってみてください。