こんにちは。長谷川亜由美です。
見積もり依頼のメール送ったのになぁ。
ぜんぜん返事こないけど・・・
まさか、シカト！？
いや、そんなわけないよね・・・・
でも、もう待てないし、ちょっと催促メールでもしてみようか。
はい！ ちょっと待った！
いきなり催促してはいけません。
今日は、催促する前に確認すべきことと、先方への確認方法についてご紹介しますね。
まず、そのメール、本当に送信していますか？
そんなバカな、とお思いのあなた。
バカにしちゃぁいけません。
送っていないことだって、あるんですよ。
待ってるのに返事が来ない。
そんなときは、次のことを確認してみましょう。
１）本当に送信したか、確認する。
実は送信したつもりになっていて、下書きのままになっていませんか？
送っているかもしれないけど、そのメールの送信先は、本当に正しいですか？
自分の思い込みということもあります。
まずは、本当に送信したか？を、確認です。
２）相手のメールボックスで、迷惑メールになるような要因はないか、確認する
・ファイルサイズの大きな添付ファイルをつけている
・件名を入れ忘れた、または件名が英語になっている
・機種依存文字や、半角カタカナなどを入力している
もし、宛先が正しくて、確実に送信していたとしても、上記のいずれかひとつでも該当する場合は、相手に届いていないかもしれません。
しかし、相手が受け取ったかどうかがわかる方法は、残念ながらないですね。
そんなときは、さぁ、どうしましょう？
先方への確認方法
私は、まず、電話しちゃうと思います。
「●月●日に送ったメールなんですけど、届いてますか？」
と。
これが一番てっとりばやいです。
もし、メールを再送しても、また返事がなかったら、さらにストレスがたまります。
メールでなんでも片づけないで、電話も併用しましょう。
コミュニケーションは、その密度よりも、回数のほうが重要だと、私は考えています。
たった1度、長時間過ごした相手よりも、1時間を毎月とか、5分を毎日繰り返した相手のほうが、信頼関係は築きやすいと思うんです。
信頼関係が築けた間柄なら、催促されたって、不快な思いはしないです。
とはいえ、そんなにコミュニケーションも、まだとれていなくて、どうしてもメールじゃないと、みたいな場面もあるでしょう。
私でしたら、このように書きます。
詳細は省略しますね。
いつもお世話になっております。
長谷川亜由美です。●●の件について、●月●日にメールを送っておりますが、ご覧くださいましたでしょうか。
いつも素早くご返事くださるので、もしかして、お届けできていないのではないかと、心配になりました。
重複するかもしれませんが、念のため、以下に再掲いたします。
たいへん恐れ入りますが、ご覧のうえ、●日までにご回答くださいますでしょうか。
もし、すでにご返事いただいているようでしたら、私の見落としですので、お手数ですが再送していただけると助かります。
お忙しいところごめんどうおかけして恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
（と書いたうえで、この下に、前回送ったメールをコピーして貼り付けます）
返事が届いていないことで、あなたはいま、心配なのですよね。
心配な気持ちを伝えることは、失礼にはあたりません。
これなら「まだですか？」と、露骨に書かずにすみますよ。
このメールを送っても、それでもなお、ご返事がないようでしたら、電話をしてしまったほうがいいですね。
ビジネスメールは、LINEやチャットと違って、めんどうなことが多いですが
ルールさえ覚えれば簡単です。
まずは書籍で、ひととおりのルールを確認してみませんか？
伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き [ 平野友朗 ] 誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方 仕事が驚くほど楽しくなる“メール・テクニック” （スーパー・ラーニング） [ 平野友朗 ]
