こんにちは。長谷川亜由美です。

メールは短ければ短いほどいい

みたいなことを、たまに見たり聞いたりするんですけど、私は違うと思います。

相手に伝わるように書くために、絶対的に必要な文字数というのは

内容によって違うはずなんです。

短くしよう短くしようと思って、大事なことをけずってしまうのは本末転倒。

必要なことが相手に伝わらず、何度もメールがいったりきたりするのもストレスです。

大事なのは、文字数にとらわれることではなく

必要なことを、シンプルに書くこと。

短いのと、シンプルなのは、根本的に違います。

文字数にこだわる前に、必要なことがしっかり書けているか?を確認しましょう。

伝わらなければ意味がない!

のですから。

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シンプルに書くためのポイント

余分な贅肉をとる

なくても伝わる言葉があったら、削ぎ落とします。

なくても伝わるかどうかがわからないときは、一度削ってみること。

そのうえで、正確に伝わっているか?を、客観的に確認してみてください。

大事なのは、自分がわかるか?ではなく、読む人がわかるか?です。

一文を短くする

一文の長さも、文字数に決まりがあるわけではないですが

目安があったほうが書きやすいということであれば、40文字から60文字を目安にしてみてください。

句点「。」を入れるタイミングが、40文字から60文字ごと、というイメージです。

一文が長くなるのは、一文の中に「主語」と「述語」の組み合わせが、2つ以上ある場合です。

「一文一義」の原則にのっとり、1行の中では、1つの事柄だけを伝えることが大切です。

たとえば、次の文章は一文一義ではありません。

明日のセミナーの集合時刻は13時ですが、できればその前にちょっとした打ち合わせをしたいので、12時に駅前の喫茶店で食事でもしながらお話ししませんか?

一文一義に則って書き直すと、次のようになります。

明日のセミナーの集合時刻は、13時です。

ですが、もしよかったら、12時に駅前の喫茶店でお会いできますでしょうか?

食事でもしながら、打ち合わせをしたいです。

一文が短くなると、伝わりやすくなりますね。

事実と感情を分けて書く

これはちょっと上級編ですけれど、メールの中に、事実と感情が混ざり合ってしまうと、正確に伝わりにくくなります。

たとえば、次のような文面。

たぶん、会議の開始は13時だと思うのですが、私としては13時だと遅いのではないかと思い、12時にしてもいいと思っています。

結局、12時なの?13時なの?というところが曖昧ですよね。

事実であれば「思います」などと曖昧にせず、「です」と言い切ることが、誤解を生まない最低条件です。

事実と感情を分けてみますね。

明日の会議の開始は、13時と聞いています。(事実)

ただ、もう少し早くしてもいいのではないかと思っているところです。(感情)

部長に再度確認をしてから、改めてご連絡いたします。(事実)

分けることで、スッキリしますよね。

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そんなふうに、想像力を働かせてお読みいただくことをオススメします。

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