こんにちは。長谷川亜由美です。
「メールは短ければ短いほどいい」
みたいなことを、たまに見たり聞いたりするんですけど、私は違うと思います。
相手に伝わるように書くために、絶対的に必要な文字数というのは
内容によって違うはずなんです。
短くしよう短くしようと思って、大事なことをけずってしまうのは本末転倒。
必要なことが相手に伝わらず、何度もメールがいったりきたりするのもストレスです。
大事なのは、文字数にとらわれることではなく
必要なことを、シンプルに書くこと。
短いのと、シンプルなのは、根本的に違います。
文字数にこだわる前に、必要なことがしっかり書けているか？を確認しましょう。
伝わらなければ意味がない！
のですから。
シンプルに書くためのポイント
余分な贅肉をとる
なくても伝わる言葉があったら、削ぎ落とします。
なくても伝わるかどうかがわからないときは、一度削ってみること。
そのうえで、正確に伝わっているか？を、客観的に確認してみてください。
大事なのは、自分がわかるか？ではなく、読む人がわかるか？です。
一文を短くする
一文の長さも、文字数に決まりがあるわけではないですが
目安があったほうが書きやすいということであれば、40文字から60文字を目安にしてみてください。
句点「。」を入れるタイミングが、40文字から60文字ごと、というイメージです。
一文が長くなるのは、一文の中に「主語」と「述語」の組み合わせが、2つ以上ある場合です。
「一文一義」の原則にのっとり、1行の中では、1つの事柄だけを伝えることが大切です。
たとえば、次の文章は一文一義ではありません。
明日のセミナーの集合時刻は13時ですが、できればその前にちょっとした打ち合わせをしたいので、12時に駅前の喫茶店で食事でもしながらお話ししませんか？
一文一義に則って書き直すと、次のようになります。
明日のセミナーの集合時刻は、13時です。
ですが、もしよかったら、12時に駅前の喫茶店でお会いできますでしょうか？
食事でもしながら、打ち合わせをしたいです。
一文が短くなると、伝わりやすくなりますね。
事実と感情を分けて書く
これはちょっと上級編ですけれど、メールの中に、事実と感情が混ざり合ってしまうと、正確に伝わりにくくなります。
たとえば、次のような文面。
たぶん、会議の開始は13時だと思うのですが、私としては13時だと遅いのではないかと思い、12時にしてもいいと思っています。
結局、12時なの？13時なの？というところが曖昧ですよね。
事実であれば「思います」などと曖昧にせず、「です」と言い切ることが、誤解を生まない最低条件です。
事実と感情を分けてみますね。
明日の会議の開始は、13時と聞いています。（事実）
ただ、もう少し早くしてもいいのではないかと思っているところです。（感情）
部長に再度確認をしてから、改めてご連絡いたします。（事実）
分けることで、スッキリしますよね。
