【メールの書き方】返事がこない! そのときあなたは?

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こんにちは。長谷川亜由美です。

メールを送った相手から、1日たっても、2日たっても返事がこない。

こんなとき、あなたなら、どう思いますか?

1.忙しいのかしら・・・
2.読んでないのかな?
3.もしかして、送ったつもりだった?

いずれにしろ、返事がこないことに対して、不安になるのではないでしょうか。

そんなとき「まだ返事がこない!(怒) 」「催促しなくちゃ!」となる前に

次のことを確認してみてください。

1)本当に、おくっていますか?

宛先は正しいですか?

実は、下書きのまま保存されていませんか?

まずは、自分のミスを疑ってみましょう。

2)返事を要求していますか?

本文の中で、返事がほしいことを書いていますか?

期日は示していますか?

おひまなときにご返事くださいね、なんて、書いていませんか?
メールは送りっぱなしではなく、相手にとってもらうアクションも大事です。

返事が必要な内容なら、そのことをきちんと書きましょう。

3)迷惑メールフォルダや、ゴミ箱を確認しましたか?

近頃は、ウイルス対策のソフトや、メールサーバーでの処理により

普通のメールでも、迷惑メールとして扱われることが増えています。

受信トレイだけでなく、迷惑メールフォルダやゴミ箱(削除済みアイテム)の中も確認してみましょう。

もしかすると、届いているかも。

ここまで、確認しても、やっぱり返事がきていない

さぁ、あなたはどうしますか?

私だったら・・・電話しちゃいます。

そのほうが、すぐに結果もわかるし

メールでまわりくどく、返事を催促する必要もないからです。

でも、なんらかの事情により、メールを送らなければいけないときは

相手を不快にさせない書き方が必要ですね。

よくある例としては

「もしかしたら、私が誤って削除してしまったかもしれないので
すでに返事をくれているなら、もう1度送ってほしい」

みたいな感じでしょうか。

でも、読んだけど返事をしない、というよりも

ただ単に、メールに気づいていないとか

たくさんありすぎて、埋もれてしまったとか

私の経験では、そんな理由のほうが多いと感じています。

なので、いそぐならなおさら、電話しちゃったほうが早いですよね。

「すいませーん、昨日メール送ったんですけど、届いていますかー?」ってね。

メールは、単なる伝達手段ですから、カンペキじゃないし、万能じゃないです。

ちゃんと、時と場合によって、使い分けられるようになりましょう。

ちなみに・・・

メールの返事は、できるだけ24時間以内に書きましょう。

調べないと書けないようなときは、ひとまず受け取ったことだけでも伝えたほうがいいです。

あなたが不安に思っているときは、相手も同じように思っています。

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